你可能正在遇到的狀況
期限靠承辦人記得
答辯期、續展期、申報期存在承辦人的行事曆或腦子裡。人一請假或離職，期限風險就跟著懸在那裡。
案件狀態要問才知道
客戶打來問案子進度，得先問承辦、承辦再翻資料夾。回覆一次要半天，客戶體感很差。
文件版本混亂
同一份書狀改了五版，散在信件附件與個人資料夾。定稿是哪一版、客戶確認的是哪一版，容易出事。
資深人力做行政
案件登錄、文件歸檔、時數統計佔掉大量時間。這些事不需要專業判斷，卻由最貴的人來做。
導入前後對照
導入前
- 1期限記在個人行事曆或腦中
- 2案件進度靠逐層詢問
- 3文件版本散在信件與個人資料夾
- 4案件登錄與歸檔由承辦人自行處理
- 5時數統計月底人工回想補登
導入 AI GO 後
- 1期限在系統，到期前自動提醒
- 2案件狀態即時可查，客戶問即可答
- 3文件版本集中，定稿與確認狀態明確
- 4登錄與歸檔依既有流程自動化
- 5時數隨作業紀錄產生，不必回想
會用到的模組
專利事務所可直接用專利管理系統；一般法律或顧問事務所以文管與專案模組組合。
專利申請管理系統
中小型專利商標事務所的案件總管理系統：案件卷宗、法定期限 Docketing、年費維護、收發文日誌、工時計費與請款收款一站完成。零自訂資料表，全部落在 AI GO 內建的專案、客戶、人資與會計表上。
營運管理通用 · 公文信函管理中心
公文與信函的收發、承辦、簽核與歸檔中心。支援手機拍照或本機掃描檔上傳、文號自動編派、承辦看板、合約到期提醒與受控文件版本管制。
營運管理通用 · 專案管理中心
以 AI GO 內建專案模組為核心的專案全生命週期管理後台：專案組合儀表板、任務看板與工時、里程碑、專案週報、費用請款簽核、預算與實際收支分析、會議記錄。
生產力智能筆記 · AI 研究與筆記助理
AI 驅動的多來源研究助理。支援網頁／文字來源萃取、RAG 引用問答、摘要報告、心智圖、雙主持人對談與學習卡生成。
生產力平台能力
期限管理不靠人記得
答辯、續展、申報這類期限設定一次之後由系統主動提醒，並且對應到具體案件與負責人，不會因為人員異動而斷掉。
文件版本與往來留痕
哪一版是定稿、客戶確認的是哪一版、誰改了什麼，都在系統裡。爭議發生時拿得出紀錄。
檢索結果可回查原文
司法院判決檢索與研究助手的問答都能回溯到原始段落，AI 用來加速定位，判斷仍在專業人員手上。
客戶資料的分案隔離
哪些人能接觸哪些案件可以在系統層控管，利益衝突與保密要求不必只靠內部規定。
可回收的人工成本
以一間 10 人事務所、平均時薪 800 元估算，每月可回收的人工成本：
案件登錄與文件歸檔
- 每月工時
- 40 小時
- 時薪
- NT$ 600
- 每月可回收
- NT$ 24,000
案件進度查詢與回覆客戶
- 每月工時
- 26 小時
- 時薪
- NT$ 800
- 每月可回收
- NT$ 20,800
期限盤點與人工提醒
- 每月工時
- 16 小時
- 時薪
- NT$ 800
- 每月可回收
- NT$ 12,800
資料檢索與初步整理
由資深人員執行
- 每月工時
- 36 小時
- 時薪
- NT$ 900
- 每月可回收
- NT$ 32,400
時數統計與帳單製作
- 每月工時
- 18 小時
- 時薪
- NT$ 600
- 每月可回收
- NT$ 10,800
| 被取代的作業 | 每月工時 | 時薪 | 每月可回收 |
|---|---|---|---|
| 案件登錄與文件歸檔 | 40 小時 | NT$ 600 | NT$ 24,000 |
| 案件進度查詢與回覆客戶 | 26 小時 | NT$ 800 | NT$ 20,800 |
| 期限盤點與人工提醒 | 16 小時 | NT$ 800 | NT$ 12,800 |
| 資料檢索與初步整理由資深人員執行 | 36 小時 | NT$ 900 | NT$ 32,400 |
| 時數統計與帳單製作 | 18 小時 | NT$ 600 | NT$ 10,800 |
| 合計 | NT$ 100,800 | ||
以上為依常見人力配置的估算，實際數字依你的團隊規模與流程而異。諮詢時我們會用你的真實數據重算一次。
常見問題
AI 產出的內容可以直接給客戶嗎？
客戶的保密資料放系統安全嗎？
我們不是專利事務所，也適用嗎？
導入會影響正在進行的案件嗎？
延伸閱讀
ChatGPT 跟企業 AI 平台有什麼不同？老闆必看的選擇指南
很多老闆覺得「用 ChatGPT 就夠了」。但 ChatGPT 和企業 AI 平台其實解決的是不同問題。本文用 5 個維度幫你釐清。
流程自動化AI 報價單自動化：讓業務告別手動填表，報價速度快 10 倍
台灣中小企業業務每天花 2～3 小時手動填寫報價單，AI 報價單自動化可將這個流程縮短到 5 分鐘內完成。本文說明實作方式、常見工具比較與真實案例。
流程自動化企業流程自動化完全指南：AI 如何幫你省下 50% 的行政時間
從請假審核、報表匯整到客戶跟進，AI 流程自動化能幫企業節省大量重複性工作。本文整理 6 大常見自動化場景與實作建議。